Chuẩn bị trước khi gọi điện cho khách hàng là một khâu quan trọng  và có tác động sâu sắc đến kết quả của cuộc gọi. Vậy tại sao cần chuẩn bị  và cần chuẩn bị gì trước khi gọi điện cho khách hàng, có những lưu ý gì trong cuộc gọi để đạt hiệu quả cao, hãy cùng theo dõi bài viết để giải quyết các vấn đề này nhé.

Tại sao cần chuẩn bị trước khi gọi điện cho khách

Chuẩn bị trước khi gọi điện cho khách hàng là rất quan trọng vì nó giúp bạn đạt được mục đích của cuộc gọi một cách hiệu quả hơn. Dưới đây là một số lý do cụ thể:

  1. Đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ: Khi chuẩn bị trước, bạn có thể xem xét lại thông tin của khách hàng, bao gồm tên, số điện thoại và lịch sử mua hàng. Việc đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ sẽ giúp bạn tạo được sự tin tưởng và tạo cảm giác chuyên nghiệp cho khách hàng.
  2. Tạo kế hoạch cho cuộc gọi: Khi đã biết thông tin về khách hàng, bạn có thể tạo kế hoạch cho cuộc gọi, bao gồm các nội dung cần nói, các câu hỏi cần đặt và những thông tin cần cung cấp. Điều này giúp bạn đạt được mục đích của cuộc gọi một cách nhanh chóng và hiệu quả.
  3. Tăng khả năng thành công của cuộc gọi: Khi đã chuẩn bị trước, bạn sẽ tự tin hơn trong việc gọi điện và tăng khả năng thành công của cuộc gọi. Nếu bạn chưa chuẩn bị trước, có thể bạn sẽ không biết nên nói gì hoặc quên mất những thông tin quan trọng khi gọi điện, dẫn đến thất bại của cuộc gọi.
  4. Tạo ấn tượng tốt với khách hàng: Việc chuẩn bị trước cho cuộc gọi cũng giúp bạn tạo ấn tượng tốt với khách hàng. Khách hàng sẽ cảm thấy được quan tâm và chuyên nghiệp hơn nếu bạn đã tìm hiểu thông tin về họ trước khi gọi điện.

Chuẩn bị trước khi gọi điện cho khách hàng 

Để chuẩn bị trước khi gọi điện cho khách hàng, bạn nên thực hiện các bước sau:

  1. Tìm hiểu về khách hàng: Trước khi gọi điện, bạn nên tìm hiểu thông tin về khách hàng, bao gồm tên, số điện thoại, lịch sử mua hàng, sở thích và nhu cầu của khách hàng. Việc tìm hiểu này giúp bạn có thể tùy chỉnh cuộc gọi của mình sao cho phù hợp với khách hàng.
  2. Chuẩn bị nội dung cần nói: Bạn nên chuẩn bị các nội dung cần nói trước khi gọi điện, bao gồm cách chào hỏi, giới thiệu về sản phẩm hoặc dịch vụ, giải thích lý do gọi điện và các thông tin chi tiết khác. Các nội dung này sẽ giúp bạn nói được rõ ràng và mạch lạc khi gọi điện.
  3. Lên kế hoạch cho cuộc gọi: Sau khi chuẩn bị nội dung, bạn nên lên kế hoạch cho cuộc gọi. Kế hoạch này bao gồm thời gian gọi điện, các mục tiêu cần đạt được và các câu hỏi cần đặt để tìm hiểu nhu cầu của khách hàng.
  4. Tạo môi trường thuận lợi: Trước khi gọi điện, bạn nên tạo môi trường thuận lợi để tránh các yếu tố gây phiền hà như tiếng ồn, tiếng động. Bạn nên chọn một nơi yên tĩnh và trang trí nó để tạo cảm giác chuyên nghiệp trong cuộc gọi.
  5. Sử dụng công cụ hỗ trợ: Nếu bạn sử dụng công cụ hỗ trợ như danh sách khách hàng, phần mềm quản lý cuộc gọi, bạn cần kiểm tra và sử dụng chúng trước khi gọi điện để đảm bảo đầy đủ thông tin và tiết kiệm thời gian.

Các lưu ý quan trọng

Sắm một bộ ống nghe điện đài. Như vậy chúng ta có thể trò chuyện thoải mái.

        Trước khi gọi, đừng quên hít thở sâu ba lần. Thả lỏng người. Chúng ta sẽ thấy thoải mái, bình tĩnh và lanh lợi hơn rất nhiều. Ngồi thẳng người trên ghế. Nhìn lên trần nhà và cười to – càng to càng tốt. Những động tác nho nhỏ đấy cung cấp thêm ôxy vào máu, đưa lên não và tăng hưng phấn.

Chọn vị trí đặt điện thoại. Nếu cần thiết, phải:

dựa lưng vào ghế, gác chân lên bàn;

nhìn lên trần nhà hoặc nhìn ra cửa sổ.

Tuân thủ chặt chẽ hết mức các bước sau:

Tự giới thiệu mình. Đây không phải là lúc để chúng ta ngại ngùng e lệ và cũng không phải lúc để chúng ta khoe khoang, khoác lác. Nói: “Tôi là Joe Soap, phụ trách bán hàng của công ty Acme Break” hay hơn là: “Tôi là Soap, nhân viên bán hàng của công ty Acme Break”.

Thu hút sự chú ý. Chúng ta chỉ có vài giây để xoá đi nỗi bực dọc của người nghe khi phải dừng công việc nào đó lại để tiếp chuyện một người bán hàng ngoài ý muốn là chúng ta. Trước tiên nên xin lỗi vì đã làm phiền.

Cho người nghe biết tại sao chúng ta gọi đến. Lý do thật phải thuyết phục chứ không phải là lý do bâng quơ. Nếu có thể nói ra người mách chúng ta gọi điện đến thì càng tốt. “Anh Bean này, anh Joe Fine là bạn cùng học trước đây với anh đã, khuyên tôi gọi cho anh. Hôm trước tôi có giảm giá cho anh ấy 23% và anh ấy nói có thể anh cũng muốn mua”.

Không nên hỏi họ đã đọc được thông tin nào đó ở đâu chưa hoặc có thắc mắc gì không. Nếu họ chưa đọc thì câu hỏi đó chỉ làm họ lúng túng.

Gợi lại trí nhớ của người nghe bằng vài thông tin ngắn gọn, khái quát.

Thu hút sự chú ý của người nghe. Đặt những câu hỏi mở khi cần thiết. Có thể hỏi:

Ông đã xử lý những vấn đề đó ở công ty mình như thế nào?

Điều gì sẽ khiến các anh thay đổi nhà cung cấp?

Đừng bao giờ hỏi những câu hỏi đóng có khả năng dẫn đến câu trả lời là “không”. Câu trả lời phải cho bạn thông tin về một nhu cầu của khách hàng. Còn mong muốn của chúng ta là thoả thuận một cuộc gặp để cho họ thấy nhu cầu của họ sẽ được đáp ứng như thế nào.

Nếu chỉ chú ý nghe xem họ nói gì chưa đủ. Phải chú ý đến cả sắc thái lời nói – âm sắc, lối ngắt hơi, cường độ, độ mạnh mẽ hay dịu dàng của giọng nói… để tuỳ theo đó mà đáp lại.

Vừa nói vừa ngắt nghỉ để người nghe có cơ hội nói nếu họ muốn.

Khi người nghe tỏ ra quan tâm và đặt những câu hỏi đi vào chi tiết, hãy đặt vấn đề hẹn

gặp.

Hẹn gặp bằng cách để người nghe tự quyết định thời gian trong 2 ngày tới.

Một số lưu ý quan trọng khác

  1. Chọn thời điểm phù hợp: Chọn thời điểm thích hợp để gọi điện, tránh gọi vào giờ nghỉ trưa, cuối tuần hoặc lúc khách hàng đang bận rộn.
  2. Lắng nghe và tương tác: Hãy lắng nghe khách hàng và tương tác với họ một cách tích cực. Hỏi khách hàng về nhu cầu của họ và giải đáp các thắc mắc của họ.
  3. Nói chuyện rõ ràng và chậm rãi: Nói chuyện rõ ràng và chậm rãi để khách hàng có thể hiểu rõ và thuận tiện cho việc ghi chép lại thông tin.
  4. Tạo cảm giác tin tưởng: Tạo cảm giác tin tưởng cho khách hàng bằng cách đưa ra những thông tin chính xác và đáng tin cậy về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
  5. Luôn lịch sự và thân thiện: Luôn giữ thái độ lịch sự và thân thiện khi gọi điện cho khách hàng.
  6. Kết thúc cuộc gọi một cách tốt đẹp: Kết thúc cuộc gọi một cách tốt đẹp bằng cách cảm ơn khách hàng đã dành thời gian để nghe và trao đổi với bạn. Nếu cần, hãy xác nhận lại các thông tin với khách hàng trước khi kết thúc cuộc gọi.

Vừa rồi chúng ta đã cùng nhau giải quyết các câu hỏi đặc ra ở đầu bài, hãy để lại bình luận để chia sẻ ý kiến với Creative House nhé!